Ziekenhuis staat voor grote operatie

SCHIEDAM – Franciscus Gasthuis & Vlietland staat voor een grote operatie. Ingepland  deze week. Niet onder leiding van de chirurg, maar met mensen van de informatietechniek aan het roer.

Die IT-ers worden aangestuurd door Carine Linssen-Schuurmans, ziekenhuisapotheker van beroep maar dezer dagen bovenal programmamanager 'Let's F(H)iX it!' Dat zijn een hoop letters met een wat Engelse klank bij elkaar, maar betekent zo veel als dat de ziekenhuizen overgaan op een nieuw elektronisch patiëntendossier en ziekenhuisinformatiesysteem met de naam Hix – en dat de betrokkenen er alle vertrouwen in hebben dat ze de introductie van deze systemen in goede banen gaan leiden.

Dat zou geen geringe prestatie zijn – maar er is lang naartoe gewerkt en over nagedacht. Franciscus Vlietland had alleen op de polikliniek krijgt de beschikking over een elektronisch patiëntendossier, voor het klinische deel van het ziekenhuis en de verpleegkundigen is het compleet nieuw. Franciscus Gasthuis kende de brede inzet van informatiesystemen 'tot aan het bed' al langer, maar schakelt nu over naar een nieuw systeem.

Hix heet dat, ontwikkeld door leverancier Chipsoft. Linssen en Marc Janssen, bestuurder van de ziekenhuisgroep, lichten toe wat er allemaal bij zo'n overstap komt kijken en wat de patiënten er van gaan merken.

Het allerbelangrijkste om te beseffen, zo vertellen zij, is dat een it-systeem een weergave is van de werkprocessen, bedoeld om de zorgverlening te ondersteunen. Hoe registreer je een ziektebeeld, een behandeling? Het in nullen en enen willen vangen van alles wat er met en rond een patiënt in het ziekenhuis gebeurt, is daarom een enorme klus. In Schiedam is dat nog niet eerder op zo'n grote schaal gedaan. “We zijn met het systeem Mirador eigenlijk half-geautomatiseerd”, aldus Linssen. Het systeem wordt bijvoorbeeld gebruikt voor het samenstellen van de ontslagbrieven voor patiënten ten behoeve van de huisarts – maar de informatie daarvoor wordt nog handmatig overgenomen uit geschreven documenten. In Rotterdam beschikte het ziekenhuis over het systeem Ezis.

Nu wordt dus overgegaan naar één systeem voor patiëntinformatie in beide huizen; dat betekent niet alleen het vangen van alles wat er gebeurt in een systeem, maar ook dat de onderliggende processen van twee ziekenhuizen in één systeem gevangen worden. Bedenk: Franciscus Gasthuis & Vlietland bestaat sinds 1 januari vorig jaar. Overigens werd het selectieproces voor de nieuwe programmatuur al voor die tijd gestart.

De ziekenhuisgroep kwam uit bij Chipsoft, een IT-bedrijf dat zich specialiseert op de zorgsector en het daarin de laatste jaren opvallend goed doet. In Nederland zijn er volgens Janssen een dertigtal leveranciers actief van patiëntvolgsystemen, ziekenhuisinformatiesystemen, bedrijfsprogrammatuur voor de medische sector of elektronische patiëntendossiers. “Drie of vier kunnen het goed.” De Franciscusgroep heeft daar zijn keus uit gemaakt en werd op het spoor gezet door ziekenhuizen uit de regio die ook hun keus lieten vallen op Chipsoft; het Bronovo in Den Haag ging vorig jaar live met Hix, het Haga volgde in juni dit jaar. En ook Erasmus MC en het IJsselland zullen in de nabije toekomst met hetzelfde systeem gaan werken. Het grote aantal gebruikers van het systeem in de directe omgeving zal ook voordelen scheppen in de samenwerking met deze ziekenhuizen, zo verwacht Janssen.

De voorziene bundeling van meerdere systemen en werkwijzen met het nieuwe Hix kan een enorme slag worden. Linssen en Janssen bagatelliseren de huidige verschillen in werkwijzen tussen de twee ziekenhuislocaties niet, maar hebben grote waardering voor de manier waarop de implementatie is opgepakt. “Er is geen moment geweest dat we met de koppen tegen elkaar stonden”, aldus Linssen met humor. Afspraken werden in goed overleg gemaakt.

De digitaliseringsslag is voor het ziekenhuis van groot belang. Alle veranderingen die de groep gaat doorvoeren, zijn ingepland na de implementatie van Hix. De bundeling van de geboortezorg in Rotterdam, de concentratie van de zorg voor zeer zware (letterlijk) patiënten in Schiedam, de grootschalige uitwisseling van medewerkers tussen de beide ziekenhuizen, ze moeten vooraf worden gegaan door de uniformeringsslag die met de invoering van Hix wordt gerealiseerd. Voor de patiënten heeft het volgens Janssen als voordeel dat het niet langer uitmaakt in welke van de ziekenhuizen of poliklinieken zij of hij zich meldt; alle informatie over de patiënt is er aanwezig.

Tegelijkertijd zorgt de invoering van Hix ook voor één geïntegreerd geautomatiseerd systeem voor de hele ziekenhuisgroep. Van de 'intake' bij een patiëntenbureau of de Spoedeisende Hulp, naar het beddenbedrijf en de poliklinieken, maar ook naar administratie en nazorg, en naar financiën. Zelfs de inkoper van het eten in het ziekenhuis kan uit Hix de informatie halen die hij of zij nodig heeft om gericht te kunnen bestellen.

Carine Linssen geeft een kort overzicht van de stappen die zijn gezet. “Als eerste komt het neer op het in kaart brengen van alle processen.” Dat zijn er onnoemelijk veel. Bedenk dat er bij Franciscus Gasthuis & Vlietland ongeveer vierduizend mensen werken. Linssen geeft het weer als het sorteren van allerhande legoblokjes. Een volgende stap is het harmoniseren van processen en ook van manieren om die te registreren. Dat is het daadwerkelijk bouwen met de lego. Deze stappen zijn voor de zomer gezet.

“Daar zijn ongeveer tweehonderd mensen mee bezig geweest.” In totaal waren er 78 werkgroepen actief. “45 Medische, maar ook tien groepen voor zorg en logistiek.” Dan waren er ook mensen die de gang van zaken voor het laboratorium uitdokterden, en ook de financiële verslaglegging en verrekening van alle handelingen in het ziekenhuis moeten natuurlijk mee. Gebruikersgroepen, reviewdagen, stuurgroepen, 'standaard content', dat zijn termen die in zo'n proces vallen.

Na de zomer ging het over het testen van Hix. En over het opleiden van al die vierduizend mensen die er mee moeten leren werken. “In eerste instantie met e-learning, de laatste weken ook klassikaal.” Daarbij is een systeem gevolgd van train-de-trainers: per afdeling zijn mensen benoemd die zich op en namens hun afdeling verdiepen in de introductie van Hix en die hun collega's uitleggen wat zij moeten weten. Dezelfde mensen zullen deze week klaarstaan om hun collega's te assisteren.

Want dan gaat Hix live. 27 En 28 oktober worden de meest spannende dagen in de geschiedenis van het Vlietland, in ieder geval van na de ingebruikname in 2008. Waar verplegers en dokters morgen nog met de hand op een clipbord schrijven hoe een patiënt er voor staat, zullen ze dat op vrijdag moeten doen achter de computer. Op iedere afdeling komt een computer (een computer-op-wielen, cow, spreek uit kauw), op sommige plaatsen in de ziekenhuizen, zoals op de Intensive Care, bij ieder bed. Op donderdag worden alle patiëntgegevens uit Ezis en Mirador omgezet naar Hix.

“We gaan een zondagsdienst draaien”, aldus Janssen. De poliklinieken zijn gesloten. Overplaatsingen tussen afdelingen worden tot een minimum beperkt. Alleen spoedoperaties die echt nodig zijn zullen worden uitgevoerd. “Als een afdeling normaal honderd patiënten op een dag verwerkt, hebben we er nu maar vijftig ingepland.” Tegelijkertijd zijn 'alle verloven ingetrokken'. Praktisch alle medewerkers worden geacht aan het werk te zijn op die dagen. “Dat verschaft ons de capaciteit die nodig is om de overstap te kunnen maken”, aldus Janssen.

Het meest spannende moment is vrijdag om een uur 's middags. Dan gaat Hix echt 'live'. Dan moet al het werk van de voorbije weken, maanden, jaren, uitmonden in een werkend systeem. Honderden ziekenhuismedewerkers (maar ook medewerkers van leverancier Chipsoft) lopen in shirtjes van verschillende kleuren rond, iedere kleur staat voor een discipline of ziekenhuisonderdeel en de mensen in de shirtjes zijn de vraagbaken die collega's kunnen assisteren die tegen problemen aanlopen. “Het gaat er nu om snel handigheid met de nieuwe werkwijze op te doen”, aldus Linssen. “Daarna volgt de nazorgfase.”

Een element dat hier nog te noemen valt, is de beveiliging van gegevens. De privacy. Dat technisch alle informatie valt uit te wisselen, betekent nog niet dat dat ook gaat gebeuren. Sterker, de techniek zal behulpzaam zijn om bepaalde informatie af te schermen. “Zo zullen medische dossiers alleen toegankelijk zijn voor mensen die deze informatie nodig hebben.” Dus een laboratoriumuitslag of een röntgenfoto zal alleen voor de behandelend arts of de verpleegkundigen van de betreffende afdeling zijn in te zien. Autorisaties, heet dat. Verschillende groepen gebruikers krijgen verschillende autorisaties. Steeds is de gulden regel dat informatie alleen toegankelijk is voor mensen die in hun werk deze gegevens nodig hebben.

En mogelijk op termijn voor de patiënt zelf. In het Franciscus Gasthuis gaat een proef lopen met patiënten van de afdeling Longziekten, die kunnen inloggen om de gegevens die hunzelf betreffen, te kunnen inzien. Volgens Janssen en Linssen is dit de toekomst en zal het patiëntenportaal bij gebleken succes ook worden opengesteld voor andere 'klanten' van Franciscus.

Maar het meest te maken met de veranderingen waar Hix voor gaat zorgen, krijgen toch vooral de werkers in de ziekenhuizen. Verplegers aan het bed zullen in hun handelingen meer gestuurd worden vanuit het systeem. Zij zullen sowieso vaker en langer achter de computer zitten. Apparatuur aan het bed is gekoppeld aan Hix en wordt automatisch uitgelezen. Verpleegkundigen krijgen meldingen en alarmpjes om er voor te zorgen dat zij met regelmaat deze gegevens uitlezen. Als ze pakweg een bloedonderzoek willen starten, voeren ze deze eerst in in de computer, waarna er stickers uitrollen met patiëntgegevens. Dit maakt de kans op fouten kleiner. Ook artsen zullen vaker achter de computer zitten; ze moeten meer informatie invoeren dan ze tot dusver doen. Daar staat tegenover dat zij meer op afstand zullen kunnen volgen, bijvoorbeeld thuis tijdens bereikbaarheidsdiensten.

Al met al gaat het dus om een implementatie met enorme consequenties. In enkele dagen moet het voorbereidende werk van maanden zijn beslag krijgen. Tot plezier en profijt van personeel en patiënten tot in lengte van jaren.

Reden dat het ziekenhuis een klein feestje aanricht voor alle medewerkers, vrijdag, even na het middaguur, en kort voor het live gaan. Even elkaar aankijken en feliciteren en dan rap weer verder gaan. Omdat er altijd patiënten zijn.