Evenementencoördinator schiet organisator te hulp

Organisatoren hebben de afgelopen tijd grote moeite om de papierwinkel rond hun evenementen rond te krijgen; foto: Paul Meuldijk

SCHIEDAM – De gemeente Schiedam is niet langer doof voor de verzuchtingen van horecaondernemers en stichtingen die evenementen willen organiseren, maar opzien tegen de ingewikkelde vergunningaanvraag en de strenge veiligheidseisen. De gemeente wil het ze gemakkelijker maken.

Het college van burgemeester en wethouders lichtte donderdag de gemeenteraad in over de verbeteringen en kwam gisteren met een publieke kennisgeving. Wat je moet doen bij de aanvraag voor een vergunning, wordt begrijpelijker uitgelegd. Dat scheelt, maar belangrijker is de aanstelling van een evenementencoördinator. Hij krijgt als taak met initiatiefnemers in gesprek te gaan en ze te begeleiden bij het aanvragen van een vergunning en subsidie.

Die evenementencoördinator is geen onbekende. Ronald Ultee was al tien jaar accountmanager evenementen, horeca en detailhandel en als zodanig was hij verantwoordelijk voor het beoordelen en afhandelen van aanvragen en het bijhouden van de Schiedamse evenementenkalender. In zijn nieuwe functie wordt er meer van hem gevraagd. Niet alleen dat hij aanvragen beoordeelt en afhandelt, maar dat hij aan de voorkant al organisatoren benadert en ze te hulp schiet.

“Het moet gemakkelijker worden om iets te organiseren”, verklaart cultuurwethouder Frans Hamerslag. “We hebben goed geluisterd naar ondernemers en organisatoren van evenementen. Zij vonden het aanvragen van een evenementenvergunning niet altijd eenvoudig. Daarom hebben we gekeken hoe het beter kan. We hebben de informatie op schiedam.nl begrijpelijker gemaakt en er staat nu meer informatie die helpt bij het doen van een aanvraag.”

Hij zegt dat enkele organisatoren de laatste tijd al zijn bijgestaan door evenementencoördinator Ultee. Dat heeft geleid tot tevreden reacties. Schiedam Centrum Live on Stage, Molendag Schiedam, het Zomercircus en het Dickens Festijn zijn volgens de wethouder blij met de aangeboden hulp.

Dat het gemeentebestuur koos voor een ‘promotie’ van Ronald Ultee, heeft niet alleen te maken met zijn ervaring bij het beoordelen van aanvragen. In een eerder stadium was hij betrokken bij Serious Request. Dit landelijke project werd gesteund door de gemeente Schiedam. Het doel was om een half miljoen euro op te halen voor het goede doel. In 2014 was dat bijvoorbeeld het tegengaan van seksueel geweld tegen vrouwen en kinderen in conflictgebieden. In het Glazen Huis werd het resultaat bekend gemaakt. Er was in Schiedam 755.555,55 euro opgehaald.

Het jaar daarna had Ultee als taak om Serious Request bekendheid te geven om goede doelen in eigen stad te stimuleren. Het ging hier onder meer om Stichting Net Niet Genoeg, Stichting Elivia, Stichting 1-2-3 en Stichting Jarige Job. Die ervaring met het te hulp schieten van organisaties komt Ultee nu van pas bij het begeleiden van organisatoren van evenementen.

Op dit moment wordt het aanvraagformulier voor het verkrijgen van een evenementvergunning verbeterd. Samen met gebruikers van het aanvraagformulier is gekeken wat beter en duidelijker kan. Op de website van de gemeente Schiedam is nu informatie te vinden over de verschillende typen evenementen, de bijbehorende regels en het aanvragen van een subsidie: I: schiedam.nl/evenement-organiseren.

B&W komt met deze vernieuwing van het evenementenbeleid omdat de gemeenteraad erom vroeg. De raad nam in juli een motie aan om de procedures te optimaliseren. In de terugkoppeling aan de gemeenteraad schrijft het college dat de evenementencoördinator 'nu proactief, voorafgaand aan het formeel indienen van de aanvraag' met de desbetreffende initiatiefnemers moet overleggen welke relevante stukken zij tijdig en volledig moeten aanleveren en hoe ze deze moeten invullen om het proces van vergunningverlening zo vlot mogelijk te laten verlopen.

Het college geeft aan dat er jaarlijks een ‘spoorboekje’ wordt opgesteld voor de organisatoren van de grotere evenementen, waarin de planning voor het aanvragen van de vergunning met hen wordt gedeeld. Hierdoor zal de doorlooptijd van het aanvragen en verlenen van een evenementvergunning bespoedigd worden, zodat de vergunning tenminste twee weken voorafgaand aan de start van het evenement verleend kan worden.

Naast de twaalf incidentele activiteiten, die iedere horecaondernemer op eigen titel kan aanvragen, is er de mogelijkheid om aan te haken bij de twaalf collectieve festiviteiten. Daarnaast kan de horeca profiteren van ieder evenement in de binnenstad door aan te haken.

Op de website brengt de gemeente het heel uitnodigend: “Heeft u plannen om een evenement te organiseren? Heeft u behoefte aan informatie? Of wilt u weten wat er nodig is voor de aanvraag van een evenementenvergunning of subsidie? Neem dan gerust contact op met onze coördinator evenementen (Ronald Ultee) via telefoonnummer T: 14010 of het contactformulier.”

In Schiedam vinden jaarlijks meer dan 350 evenementen plaats. Van buurtbarbecues, braderieën en wijkfeesten tot grootschalige meerdaagse evenementen zoals het International Dutch Distillers Festival (IDDF).